در این جلسه که با حضور مدیر کاروان جناب آقای فاضلیان و روحانی کاروان حجت الاسلام والمسلمین اسحاقی و دبیر ستاد عمره وعتبات دانشاهیان جناب آقای بردباری برگزار می گردد؛ در این جلسه ضمن الزامی بودن حضور زائران کاروان توضیحات لازم در مورد سفر بیان و بسته های فرهنگی شامل یک سری کتب و نرم افزار ازسوی ستادعمره و عتبات دانشگاهیان به زائرین اهدا خواهد شد.