زائرین دانشگاهی استان سمنان می بایست به محض اطلاع از پذیرفته شدن در ثبت نام عتبات دانشگاهیان (زائر اصلی و ذخیره هیچ فرقی با هم ندارند و زائر ذخیره باید تمامی کارها را حتی گرفتن وام و تهیه مدارک مثل زائر اصلی انجام دهد )برای اعزام تاریخهای تیر و مرداد تا تاریخ 20 تیر و برای اعزام تاریخهای شهریور و مهر تا 25 تیر مدارک را به ستاد مرکزی سمنان واقع در دانشگاه سمنان یا به رابط دانشگاه خود تحویل دهند.